Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Выписка из штатного расписания». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Поэтому каждый предприниматель должен знать, каково предназначение выписки из штатного расписания, а также как она формируется.
Так гласит ст. 62 ТК РФ, а в ст. 88 указано про требования передачи персональных данных, что говорит о возможности получения выписок из важных распорядительных документов организации, одним из которых является штатное расписание.
N — Штат в количестве _____ единиц ——————————————————————————————— ¦ Структурное ¦Должность ¦Коли- ¦Тарифная¦ Надбавки, руб. ¦Всего в ¦Приме- ¦ ¦подразделение ¦(специаль- ¦чест- ¦ ставка +——————————+ месяц, ¦чание ¦ +—————+ность, ¦во ¦(оклад) ¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ ¦ ¦наиме- ¦ код ¦профессия), ¦штат- ¦ и пр., ¦ ¦ ¦ ¦((гр. 5 +¦ ¦ ¦нование ¦ ¦разряд, ¦ных ¦ руб. ¦ ¦ ¦ ¦гр. 6 + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦класс, ¦единиц¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 7 + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(категория) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 8) x ¦ ¦ ¦ ¦ ¦квалификации¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр.
Содержание:
Как сделать выписку из штатного расписания — образец
Это будет зависеть от того, какая учётная политика принята на самом предприятии, какие документы его административное звено ведёт самостоятельно, а какие разрабатываются в управляющем секторе, потому что новая форма штатного расписания предусматривает выделение не просто структурных подразделений, но и целых филиалов, а это значит, что выписку можно будет получить только по месту разработки. Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа.
Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.
Подтверждение достоверности ответственным должностным лицом информации, указанной в выписке за идентичность составления данного документа на основании действующего ШР (внизу основного текста необходимо указывать должность исполнителя, Ф.И.О., его подпись и печать организации).
Выписка из штатного расписания
Важно! Каждая документация, создаваемая на предприятии, должна формироваться при учете многочисленных нюансов и требований, а иначе можно получить отказ в какой-либо льготе или услуге.
Выписка из штатного расписания — образец ее можно скачать по ссылке, содержащейся в нашей статье. Также разберемся, в каких случаях такой документ может потребоваться и каким правилам нужно следовать при его изготовлении.
Контролирующие органы, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут запросить выписки в результате проведения выездных или камеральных проверок. Фонды тоже часто делают запросы на получение сведений из штатного расписания на отдельных сотрудников для установления трудового стажа или правильности исчисления страховых взносов.
Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.
Без окладов и выписка с завода
Выписка из штатного расписания представляет собой документ, содержащий в себе только ту часть информации, которая связана с заявителем, но не с другими сотрудниками организациями. Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.
В крупных организациях и госструктурах таким лицом, как правило, является работник кадровой службы. В более мелких организациях на роль кадровика или выполнения кадровых обязанностей чаще всего назначается секретарь, бухгалтер или же сам директор фирмы.
При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО.
Как должна быть оформлена выписка из штатного расписания? Все знают, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах организации. Одновременно с этим действующее трудовое законодательство обязывает работодателя выдавать персоналу копии или выписки из документов, содержащих информацию о работнике. Расскажем в материале, как должна выглядеть выписка из штатного расписания. Образец документа, подготовленный нашими специалистами, послужит наглядным примером.
Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит. Работник для решения трудовых споров или по иным причинам, в соответствии с требованиями статьи 62 ТК РФ. Такой вид выписки включает в себя информацию исключительно по занимаемой должности конкретного работника, и не в коем случае не должна включать другие кадровые и бухгалтерские сведения, не относящиеся к данному работнику.
Образец выписки из штатного расписания
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
Каждая организация для законного осуществления деятельности должна точно следовать основным требованиям законодательства, к которым относится необходимость подготавливать множество документов.
Регистрационный номер (закрепляется он обычно в регистрационном журнале введения приказов, или на специально разработанном регистрационном документе предприятия) действующего (единственного) штатного расписания, имеющего юридическую силу и даты его составления. В шапке документа необходимо указывать, что он является выпиской из ШР, а не основным источником бухгалтерской и кадровой информации по сотрудникам.
В Трудовом Кодексе РФ регламентируются права работника по заявлению получать от работодателя всю необходимую информацию, которая ему может потребоваться в различных ситуациях, об его работе и её условиях.
Предоставление копии штатного расписания сотруднику
Ответственным лицом за составление выписки штатного расписания является как правило сотрудник, в чьи обязанности на основании приказа или должностной инструкции входят хранение конфиденциальных данных сотрудников предприятия и непосредственная работа с кадровыми документами.
Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.
- В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
- После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
- Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
- Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
- В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.
Однако, несмотря на необязательность, штатку лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если компания составляет штатку, то как сделать выписку из штатного расписания? Образец выписки поможет сэкономить время кадровику.
Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли фирме штатка, или можно обойтись без нее.
Документ будет действителен, пока новое штатное расписание не вступит в силу, обычно не более года. Оригиналы штатных расписаний, разработанных на предприятии, хранятся постоянно, тогда, как выписки из них архивная служба обычно относит к переписке, поэтому срок их хранения составляет 5 лет.
Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ.Вопрос о выдаче выписок и копий интересует кадровиков, ведь все компании обязаны предоставлять документы, связанные с работой сотрудников (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Поэтому для кадрового специалиста важно скачать образец выписки из штатного расписания.
Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 регламентирует унифицированную форму Т-3, по которой следует составлять штатное расписание. Однако законодательством предусмотрено право работодателя вести документ в произвольной форме или адаптировать унифицированный вид к условиям работы персонала собственной фирмы.
Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором отображается структура персонала с разбивкой по отделам и должностям. Кроме того, в него включаются оклады, надбавки и прочие выплаты, установленные для той или иной должности.
Одним из самых важных документов в любой организации является штатное расписание. В нём содержатся все обобщенные сведения по кадрам, и оно часто требуется для различных проверок.
Важно! Выписка делается исключительно в ситуации, когда невозможно или нецелесообразно сделать копию штатного расписания, например, размер данного документа превышает 10 листов.