Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «На основании какого документа топливные карты учитываются на балансе учреждения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Вопросы по учету топливных карт возникают практически у каждого бухгалтера, который с ними сталкивается. Имеют значение не только средства, выделенные непосредственно на закупку горючего, но и затраты на выпуск ТК, а также на их обслуживание или приобретение.
По экономическому содержанию такая форма близка к порядку расчетов талонами на бензин. Топливные карты могут быть выпущены в виде карт либо с магнитной полосой, либо со встроенной микросхемой.
У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете?
Содержание:
Как учитывать топливные карты в бюджете и отчетах предприятий
По сути, это техническое средство, выдаваемое водителям для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Работнику организации при выдаче топливной карты фактически не передаются денежные средства. Поэтому для отражения данных операций использование счетов 0 201 00 000 «Денежные средства» (аналитический счет 0 201 35 000 «Денежные документы») и 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» необосновано.
Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.
Безналичный расчет. В настоящее время наибольшее распространение получил такой вид безналичных расчетов за приобретенные у поставщиков ГСМ, как расчет по топливным картам. Топливная карта, выдаваемая поставщиком ГСМ, является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт. При заправке по топливной карте не производятся расчеты с применением наличных денежных средств, они осуществляются в безналичном порядке между учреждением и поставщиком.
Существует три статьи, по которым можно списывать затраты на обслуживание топливных карт. Их выбор определяется спецификой деятельности компании.
Что такое горюче-смазочные материалы. Как вести учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2018 году. Что такое топливные карты. Особенности учета ГСМ в НКО и бюджетных организациях Работа любого предприятия состоит из множества процессов,каждый из которого в результате приводит к получению прибыли. В них могут быть задействованы средства, которые прямо или косвенно относятся к производственному процессу, оказанию услуг и выполнению работ. Но иногда возникает вопрос, как правильно их учитывать. Основные моменты Вся работа предприятия предусматривает использование разнообразных ресурсов. Одним из них выступает бензин. Цель его применения определяется родом деятельности предприятия. Он может относиться к производственным запасам или нет.
Но ни формат топливной карты, ни ограничения лимита использования в учете значения не имеют. Учитывать следует только форму расчетов: топливные пластиковые карты подразделяются на денежные и на литровые. Последние фиксируют объемы топлива в литрах, а не их стоимость в рублях. Организация впервые решила приобрети топливные карты. Как учитывать это платежное средство за топливо, на какие нюансы стоит обратить внимание, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».
Учет расходов на приобретение топливных карт в бюджетном и автономном учреждении
То есть материалы оцениваются по стоимости запасов, имевшихся на начало месяца, и стоимости всех поступлений за текущий месяц (п. 58 Инструкции).
Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.
Договор на приобретение ГСМ с помощью топливных карт заключается с поставщиком, который обладает системами специальных технических и программных средств, установленных на АЗС, осуществляющих учет, обработку и передачу информации, связанной с реализацией ГСМ посредством топливных карт. В рамках заключенного договора поставщиком ГСМ изготавливаются и выдаются учреждению топливные карты. Согласно Письму Минфина РФ от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611 учет поступивших в учреждение топливных карт следует вести в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности, то есть на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». К этому счету могут быть открыты субсчета 03/1 «Топливные карты в кассе учреждения», 03/2 «Топливные карты у работников учреждения».
Карта выдается ответственному лицу под роспись. Учет материалов,которые по ней полагаются, ведется на основании таких документов: Как именно они применяются, вы можете увидеть в таблице, представленной в пункте выше. Помимо бухгалтерского учета на предприятии в обязательном порядке ведется налоговый учет ГСМ и топливных карт. Предприятие, как потребитель, уплачивает НДС с такого товара как топливная карта.
Особенности дисконтов на топливо
Важно! После выбора конкретного варианта организация должна закрепить его в схеме учета. Есть и еще один нюанс: некоторые нефтяные компании предоставляют топливную карту с условием ее возврата – в этом случае сумма залога не может быть причислена к затратной или доходной статье. Так, если предприятие заключило договор и получило топливные карты BP (приводим в качестве примера, возможна любая другая нефтяная компания) в долговременное пользование, учитывается только топливо, так как затраты на выпуск карт взял на себя их эмитент.
Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями топливных карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ. В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на топливные карты.
Топливные карты не соответствуют основным признакам денежного документа, изложенным в Инструкции и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Бюджетные учреждения: учет гсм
Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов. Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки. В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. Топливные карты для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Роснефть – лидер на рынке транспортных карт. Оформите корпоративные карты Роснефть, и получите существенную экономию на топливе!
Перечислим основные действия, которые нужно совершить при приобретении ГСМ за наличные средства: – представление подотчетным лицом заявления руководителю учреждения на получение наличных средств для приобретения ГСМ; – утверждение заявления руководителем учреждения; – оформление заявки на получение наличных денег (ф. 0531802) и денежного чека, если лицевой счет учреждению открыт в ОФК, или денежного чека, если расчетный счет учреждению открыт в кредитной организации; – получение наличных средств; – выдача их подотчетному лицу. Представим в таблице корреспонденцию счетов по отражению операций по поступлению в кассу и выдаче из нее наличных средств и постановке на учет приобретенных ГСМ.
Другими словами, топливо, списываемое в первый и последний дни месяца, может оцениваться по разной фактической стоимости, если в течение месяца поступали ГСМ по ценам, отличающимся от тех, исходя из которых рассчитан остаток на начало месяца.
В этих целях учреждение должно заключить договор с поставщиком, в котором указываются: – наименование приобретаемого топлива; – лимит топлива, который может быть отпущен за день (месяц); – вид топливной карты (денежная (выдаваемая на конкретный лимит стоимости ГСМ), литровая (предусматривается объем ГСМ в литрах)); – стоимость топливной карты, если она передается за плату (либо предусматривается, что топливные карты передаются учреждению бесплатно или с возвратом); – условия оплаты топлива (частичная или 100%-я предварительная оплата) и обслуживания карт; – дата перехода права собственности на топливо и другие условия. Как правило, право собственности на топливо переходит в момент заправки транспортного средства на АЗС.
Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.
На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.
Как мы сказали выше, топливные карты этим признакам не соответствуют. Так, карта может быть заблокирована при отсутствии своевременной оплаты и топливо при ее предъявлении отпущено не будет. В результате нарушается принцип безусловности денежного документа. Кроме того, топливная карта не имеет номинала, то есть стоимости, на которую можно приобрести топливо.
Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт. Топливная карта не считается платежным средством. При этом она может быть лимитированной или нелимитированной.
Учитывать топливные карты на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» также не вполне правомерно. Нефинансовые активы должны иметь ценность сами по себе либо использоваться организацией в качестве предметов труда. Топливные карты данному требованию также не отвечают. Затраты, связанные с приобретением топливных карт, можно расценивать как дополнительные расходы на приобретение топлива, то есть включать в стоимость бензина, приобретенного по ним. Подобный порядок учета предложен, в частности, в Отраслевых особенностях бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, утвержденных Минздравсоцразвития РФ.
Вычет производится в случае, если операции, для которых приобретена карта, облагаются НДС. Эта операция проводится после принятия карты на учет и получения счета-фактуры.Приобретение ГСМ Приобретение ГСМ у поставщиков может осуществляться за наличный и безналичный расчет. Поэтому рассмотрим порядок приобретения ГСМ учреждением отдельно по каждому из указанных видов расчета, а также порядок отражения в бухгалтерском учете этих операций. Наличный расчет.
Гсм приобретены посредством топливных карт
Карта может быть лимитированной или нелимитированной. По лимитированной карте ограничивается количество топлива, которое может быть заправлено в течение определенного периода (как правило, в течение суток). По нелимитированной карте топливо можно получать без временных ограничений.
Со стоимости карты, как и любого товара, уплачивается НДС. Для его расчета используется счет-фактура, а для вычета – книга закупок.
Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.
Каждая из нефтяных компаний предлагает заключить типовой договор. И хотя многие условия одинаковы, могут быть существенные отличия.