Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как сдать документы в архив при ликвидации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.). Государственный архив должен принять дела, если предпринимателем заключался с ним договор. При отсутствии договора все бумаги передаются в частную организацию. Для того чтобы передать документы в муниципальное заведение ликвидационная комиссия (при банкротстве конкурсный управляющий) должны привести отчетность в идеальный вид. Далее, следует заключение договора с учреждением.
Содержание:
Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения
Этот же приказ устанавливает сроки хранения ряда других документов, появляющихся в организации в процессе ведения деятельности.
Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя; Создать нумерацию папок дел; Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц; На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию. Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.
Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ.
По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий. Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Сроки и подготовительные мероприятия по хранению документации.»,»articleBody»:»Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят: обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже.
Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
Архивный работник, подготавливающий дела к передаче, проверяет дела по критериям правильности формирования, оформления, их количества. Обнаружение отсутствия дела требует составления соответствующей справки.
Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации
Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).
Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.
В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора).
Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы; учредители. Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение. Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».
С какими сложностями можно столкнуться?
Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах. Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив.
Требование постоянно хранить правоустанавливающие документы вполне оправданно – ведь они необходимы организации, чтобы подтвердить то или иное право.
Какие документы сдаются в архив при ликвидации компании? Есть ли ответственность организации/ликвидатора за не сдачу документов? Можно ли отменить ликвидацию компании в связи с не сдачей документов в гос. архив?
Послеликвидационная передача документов в архив
Срок хранения некоторых бумаг жестко не регламентируется, такие документы рекомендуется держать 3 года. Дела, которые не имеют особой важности или у них вышел срок, по решению ликвидатора целесообразно уничтожить.
Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
Как сдать документы в архив на государственное хранение
Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс.
Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.
Законодательными актами разрешается обращение в специализированные фирмы или к работникам учреждения за помощью в оформлении. После проверки документов сотрудниками архива составляется акт о принятии архивных документов, после чего процедуру можно считать завершенной.
В ситуациях, когда хранение документов регламентировано законодательно, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов.
Также в подготовку входят:
- нумерация листов;
- экспертиза ценности;
- переплет;
- описи дел.
Этим положением устанавливается, в частности, что документы о создании, уставные документы и протоколы собраний акционеров должны храниться постоянно, а внутренние документы общества – до принятия новых.
Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее: Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году. Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками.
Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
Объектами такой информации могут быть: личные дела; сведения о времени работы; зарплатные ведомости и т. д. обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами: бухгалтерская первичная документация; акты выполнения работ; приемо-передаточные акты и т. д.; договора; соглашения и т. д. запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются: бухгалтерской отчетности; оформленных первичных документов. Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются: ликвидаторская комиссия; конкурсный управляющий.
Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.
Инструкция 1 Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.