Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Переход на эдо плюсы и минусы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Содержание:
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО
Мы подготовили чек-лист, который поможет понять, нужна ли вам эта система:
- В вашей компании больше 100 сотрудников.
- У компании есть филиалы/отделения.
- У компании больше 10 клиентов.
- Вам важно получать оплату в день выставления документов.
- Вы намерены уменьшить риски, связанные с потерей документов.
- Вы хотите с минимальными усилиями обмениваться документами с ФНС.
- У компании есть крупные заказчики, работающие только с ЭДО.
- Вы замечаете, что сотрудники слишком долго ищут нужные документы.
- Вам важно легко и быстро находить подписанные оригиналы документов.
- Вы хотите видеть, какие из отправленных цифровых файлов уже подписаны контрагентами, а какие еще нет.
| ✅Плюсы | ❌Минусы |
| Снижаются расходы на бумагу, печать, доставку документов. | Если у некоторых контрагентов нет ЭДО, им придется отправлять договора в бумажном виде. |
| Проще отправлять документы в госорганы — не надо ходить по учреждениям, сидеть в очередях. | Переход на ЭДО стоит денег. Надо платить за лицензии, либо пакет документов. |
| Можно следить за статусом документа — например, подписал его контрагент или нет. | Если система ЭДО барахлит, пока сбой не устранят, нельзя отправлять документы. |
| Отправить документ можно в любое время: в праздники или когда в офисе никого. | Трудно привыкнуть. Например, некоторым работникам в возрасте привычнее иметь дело с бумажными документами, а не ЭДО. |
Как выбрать подходящую систему
Чтобы работать в ЭДО, нужно получить электронную подпись, а потом выбрать систему. Система электронного документооборота — это программа для работы с электронными документами. Выбирают исходя из объема документов, которыми планируют обмениваться, и числа сотрудников, которые будут с документами работать.
Также можно выяснить, какую систему используют контрагенты и партнеры и подключить аналогичную. Тогда можно будет обмениваться файлами напрямую, без роуминга.
При выборе системы смотрите на следующее параметры:
- Тарифы. Изучите, за что придется платить. Например, в одних системах внешний документооборот дороже, чем внутренний, а других нет разницы в стоимости. Еще сравните, что выгоднее: купить пакет документов на год вперед или без ограничений приобрести пару-тройку лицензий.
- Интерфейс. Чем проще, тем лучше — не придется платить за обучение сотрудников. Попробовать можно в течение бесплатного демо — запрашивайте у оператора.
- Мобильное приложение. Есть не у всех популярных систем. Без приложения не получится оперативно подписывать документы в командировках или при выезде на объекты.
- Роуминг. Если контрагенты и партнеры используют разные системы ЭДО, придется подключать роуминг. Проверьте, сколько это стоит и поддерживает ли технологию приглянувшейся оператор.
- Саппорт. Идеально — если работает круглосуточно, а на связи — персональный менеджер. Сможете оперативно решать проблемы, а не ждать, пока до вас дойдет очередь.
- Внедрение. Иногда входит в общую стоимость, но бывает приходится оплачивать отдельно. Приценивайтесь, что выгоднее.
Что такое электронный документооборот и как он работает
Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая помогает обмениваться документами в электронном виде с контрагентами, сотрудниками, госорганами.
Электронный документ — цифровой вариант физического документа. Таким образом можно передать любой документ: договор, счёт, акт, служебную записку, УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактуру.
Электронные документы хранятся и обрабатываются с помощью компьютера и специальных сервисов — систем ЭДО. Это такие программы, которые либо устанавливаются на компьютер, как обычный софт, либо работают через интернет, как облачные сервисы. С их помощью можно передавать документы внутри компании либо другим организациям с помощью компьютера.
Порядок перехода на ЭДО
Для того, чтобы обмениваться с контрагентами, в том числе и с налоговыми органами, электронными документами, необходимо выполнить несколько последовательных шагов:
-
Подписать Соглашение об электронном документообороте (ЭДО).
-
Приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. При этом у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании должна быть своя ЭП.
-
Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним соглашение. Обычно выбирают того оператора, с кем работают контрагенты компании, чтобы было удобнее взаимодействовать.
-
Определиться с программным обеспечением системы ЭДО. Это может быть онлайн сервис, или специальное программное обеспечение, интегрированное в учетную систему компании.
Как перейти на электронный документооборот
Расскажем, как перейти на электронный документооборот компании малого и среднего бизнеса меньше чем за четыре недели.
Шаг 1. Подготовка:
- Составить список документов, которые нужно перевести в электронный вид.
- Решить, кто из сотрудников получит право подписывать документы.
- Проанализировать контрагентов — с какими сервисами ЭДО они работают.
- Выбрать сервис ЭДО для своей компании.
Шаг 2. Подключение к оператору:
- Выбрать подходящий тариф.
- Оставить заявку на сайте оператора.
- Заключить лицензионное соглашение.
Электронный документооборот: в двух словах
- Электронный документооборот, или ЭДО, — это обмен документами через интернет.
- Электронный документооборот может быть внутренним — внутри компании, внешним — с разными контрагентами, а еще с государственными органами — например, с налоговой.
- ЭДО помогает экономить время, силы и деньги, которые тратились на работу с документами: их создание, пересылку, согласование и хранение.
- Электронный и бумажный документооборот можно совмещать, но это должны быть разные документы. Нельзя один документ сначала подписать через систему ЭДО, а потом рукой.
- Для работы в системе электронного документооборота нужна цифровая подпись.
- С 1 января 2023 года на электронный документооборот были обязаны перейти все бюджетные организации.
Бумажный документооборот
В 2023 году все еще есть ситуации, когда компания должна предоставлять в контролирующие органы документы на бумаге. Согласно существующему законодательству не все сферы могут перейти на ЭДО. Например, организации, имеющие статус повышенной секретности с доступом к государственной тайне до сих обязаны вести бумажные обороты документации (оборонно-промышленный комплекс и др.) В таких компаниях используется электронное делопроизводство, но не для всех направлений деятельности.
Кроме того, организации, где еще пару лет назад осуществлялся оборот исключительно бумажных документов, а сегодня они перешли на ЭДО, все равно обязаны архивировать физическую документацию. Для этого существуют строгие стандарты: первичные документы хранятся 4-5 лет, бумаги отдела кадров — до 50-75 лет. Это необходимо для разных целей. Например, бывший работник компании может обратиться за бумажным документом для подтверждения рабочего стажа. Или налоговая инспекция решит проверить сделку трехлетней давности.
В остальных случаях владельцы предприятий могут сами выбирать формат делопроизводства: бумажным способом или в цифровом режиме.
Недостатки бумажного документооборота:
- В крупных компаниях работники имеют дело с большими архивами документов. Если делопроизводство проходит вручную, специалисты вынуждены тратить много времени на обработку бумаг.
- Бумажные документы не просто сохранить в аккуратном виде. Договоры или соглашения на бумаге могут помяться, потерять цвет или получить иные повреждения. Кроме того, документы на бумаге часто теряются.
- Большие физические затраты. Документы нужно не только формировать, подписывать, сверять и отправлять. Еще их необходимо собирать по новой в пакет в случае утраты или ошибок в оформлении. Это приводит к дополнительным трудовым расходам.
- Ошибки. При ручном заполнении документов всегда присутствует человеческий фактор. Недостоверная информация в бумажной накладной — явление частое.
- Финансовые расходы. Хранение договоров на бумаге, заполнение отчетов вручную, регистрация каждого документа физически ведут к росту затрат на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку бумаг или экспресс-доставку.
Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании
Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:
- Серверная часть;
- Клиентские рабочие места;
- Хранилище данных;
- Внедрение и техподдержка на весь период использования.
Когда бизнесу необходимы бумажные документы
Законом утверждены случаи, когда компании должны оформлять документы только в электронном виде: ФНС принимает большинство отчётов только в электронном виде, Росстат полностью перешёл на электронный формат, у ПФР и ФСС есть жёсткие ограничения для сдачи отчётности на бумаге.
Но иногда компания не может перейти на электронный документооборот по требованиям законодательства. Обычно это компании, чья деятельность связана с повышенной секретностью и государственной тайной, в том числе предприятия оборонно-промышленного комплекса. Для последних разрабатываются электронные решения, но не все документы переводятся в электронный вид.
Помимо этого, компания, которая раньше вела бумажный документооборот, а затем перешла на ЭДО, обязана хранить архив бумажных документов. У каждого документа есть свой срок хранения: первичка хранится 4-5 лет, кадровые документы — до 50-75 лет. Бывший сотрудник может обратиться за документами для подтверждения стажа, а налоговая — решить, что одна из старых сделок совершена с нарушениями.
В остальных случаях компании и ИП могут сами решать, как им вести документооборот: на бумаге или в электронном виде. Оба способа имеют свои достоинства и недостатки.
Что такое ЭДО и зачем нужны операторы
ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами (файлами) по защищенным каналам связи. То есть это система, которая полностью исключает использование бумажных носителей. Чтобы ее обслуживать, нужно профессиональное оборудование и специализированные программы.
Системы межкорпоративного ЭДО создаются и поддерживаются операторами. Это коммерческие организации, деятельность которых лицензируется ФСБ России. Как поставщики телекоммуникационных услуг, предоставляют клиентам доступ к защищенным системам обмена файлами. Документы, которые через них проходят, подписываются УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.