Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Приказ об изменении персональных данных работника смена паспорта». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.
Устаревшая фамилия зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее все же можно было прочитать. Затем на свободном месте указывается обновленная информация.
Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г. Москвы 25.02.2011.
Содержание:
Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах
В тексте указать, что пункт такой-то ТД изложить в следующей редакции: и повторить этот пункт из ТД, вписав новые персональные сведения.
Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.
\r\n\r\n
После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию.
Мировая тенденция развития законодательства в области защиты персональных данных демонстрирует ужесточение норм, регламентирующих наказание за незаконное использование личной информации. Российское право в этом вопросе не стоит особняком и так же стремится к усилению контроля над утечкой данных. В соответствии с п. п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах N АДВ-2 и N АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Согласно п. 14 Инструкции новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала «Актуальная бухгалтерия» и HRMaximum. Трудовая книжка работника — главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии.
Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.
\r\n\r\n
Ситуация первая: смена фамилии
\r\n\r\n
Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии.
Ш.Т. обратилась в суд к муниципальному унитарному предприятию бытового обслуживания населения «Э***» (далее — МУП «Э***») с иском о восстановлении на работе и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула, ссылаясь на то, что она с 21.02.2007 была принята к ответчику на должность парикмахера мужского зала на определенный срок, а именно на время декретного отпуска, но без указания срока действия контракта. Любая информация, позволяющая идентифицировать человека, относится к категории персональных данных. В последние годы вопросы их защиты стали особенно актуальными. Ведь современные технологии позволяют довольно просто завладеть информацией о сотрудниках компаний или, например, пациентов медицинских учреждений. Чтобы избежать утечек, в организациях внедряются процедуры и разрабатывается документация. В статье дан образец приказа о персональных данных работников-2018 и некоторые другие документы.
Конечно, персональные сведения о сотруднике, содержащиеся в трудовом соглашении, должны быть в обязательном порядке изменены на актуальные данные. Однако, важно помнить о том, что действующее федеральное законодательства не определяет четкие правила исполнения соответствующего мероприятия. Обычно используется несколько вариантов внесения поправок.
К персональным относятся следующие сведения:
- возраст;
- семейное положение;
- образование;
- профессия;
- адрес проживания;
- расовая и национальная принадлежность;
- вероисповедание;
- биометрические данные;
- политические взгляды;
- состояние здоровья.
Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера.
Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.
Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде.
Пример такого доп. соглашения приведен в п. 2 приложения к ответу Образец внесения изменений в трудовую книжку приведен в подборке материалов Системы. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет И.И.Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе.
Если близится очередной срок сдачи персонифицированной отчетности, то во избежание проблем имеет смысл подать на сотрудника, сменившего ф. и. о., сведения со старыми данными. А вот когда отчетность будет благополучно сдана, можно уже затевать процедуру обмена старого страхового свидетельства на новое. Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника — это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.
Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении N 1 к Порядку.
В первом случае происходит формирование дополнения к основному документу, где прописывается дата изменения договора. В данных рамках происходит перечисление мест текста, в которые нужно внести изменения.
Исправление трудового договора
Далее согласно п. 17 Инструкции в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.
Этот список далеко не полный, в него могут быть включены многие другие типы информации о человеке. Однако все их нельзя разглашать и обрабатывать без разрешения того, к кому они относятся. Об этом говорит Закон №152-ФЗ от 27.07.2006. Исключение составляют, например, те случаи, когда раскрытие этой информации необходимо для предотвращения угрозы безопасности самого человека или государства. Чтобы не нарушить эти правила, на предприятиях должна быть разработана локальная нормативная база.
Если на работника, сменившего ф. и. о., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов фирмы в суде), необходимо их переоформить. Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е. дата предоставления документов сотрудником.
Кому можно доверить составление такого приказа
Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.
Если сразу после поступления заявления от сменившего паспорт на новую фамилию сотрудника выполнить всю эту цепочку действий, откорректировав все кадровые и бухгалтерские бумаги, то не произойдет путаницы, и ни один проверяющий не сможет упрекнуть кадровика и бухгалтерию в неправильности ведения документации.
\r\n\r\n
Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п).
В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утв. Приказом Министра обороны РФ от 19.11.2007 N 500, а также Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.
Каких приказов и в какой их части могут происходить изменения
Рекомендуется помимо прочего поправить раздел с реквизитами сторон – в него также требуется внести обновленные данные о паспортной информации конкретного работника. Неисполнение указанных требований приводит к тому, что трудовой договор может потерять свою юридическую силу.
Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником.
На предприятии должен быть назначен сотрудник, ответственный за подготовку пакета документов о защите конфиденциальной информации. Такое назначение делается на основании соответствующего приказа руководителя. Ответственный сотрудник должен подготовить определенный пакет документов:
- политика предприятия в отношении таких сведений;
- перечень лиц, имеющих доступ к ним;
- соглашение о неразглашении;
- журнал учета передачи данных.
Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.