Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Можно ли запись в трудовой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Мы уже подробно говорили о том, какие действия нужно выполнить перед тем, как допустить работника к работе. А вот запись в трудовую книжку мы делаем позже. Почему?
Внесенные ошибочно данные могут располагаться как в самой трудовой, так и на ее титульной странице, а также во вкладыше. Изменения в них вносятся по аналогичной схеме, но нюансы есть везде.
Вкладыш в трудовую книжку – это кадровый документ, необходимый в случае, когда место в книжке закончилось, а внести записи в нее требуется. Порядок заполнения вкладыша регламентирован следующими нормативными актами:
- ТК РФ. В нем прямо не урегулирован порядок использования вкладыша, однако он содержит сведения, касающиеся, в частности, порядка внесения записей об увольнении сотрудника.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Данный документ раскрывает вопросы о том, в каких случаях вкладыш применяется и описывает общие принципы его заполнения.
- Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В документе раскрывается порядок заполнения трудовых книжек, который по аналогии применим и к вкладышам.
Содержание:
Кто обладает правом внесения исправлений
Специальных формулировок в законодательстве не приведено, поэтому запись можно сделать в свободной форме. Обычно запись бывает следующего содержания: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 19.12.2001 по 23.12.2002».
В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудовую книжку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.
Прежде всего отметим, что порядок ведения трудовых книжек установлен в следующих нормативных правовых актах: 1) Трудовом кодексе РФ (ст. ст. 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394); 2) Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек); 3) Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).
Типы допускаемых ошибок в трудовой
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Пост. Правительства РФ от 16.04.2003.
Если вам приходится заниматься кадровым учетом и заполнять трудовые книжки, то вам могут быть интересны некоторые ситуации, вызывающие затруднения при внесении записей при приеме на работу, выдаче дубликата трудовой книжки, а также об исправлении ошибочных записей в трудовых книжках.
Правом корректировать вносимые записи обладает небольшое количество специалистов. Полного списка таких должностей в нормативной документации не приведено. Отметим только, что ответственных лиц назначает руководство компании.
Однако Инструкция и Правила не предусматривают ссылки на свидетельство о смерти в трудовой книжке. Поэтому в графе 4 указывается, как предусмотрено Инструкцией, приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора, дата и номер данного приказа (распоряжения).
Признание трудовой недействительной
Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.
Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудовой книжки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).
Сотрудник отдела кадров обязан знать все нюансы заполнению трудовых людей любых профессий и по возможности уметь осуществлять данные действия быстро и без ошибок.
Если же пустых строк на последней странице раздела «Сведения о работе» недостаточно, чтобы сделать запись о приеме на работу, вам нужно вшить вкладыш в трудовую книжку работника.
Что будет, если сделать запись сразу, в первый же день? Ничего страшного не случится. Но если работник не продержится в Вашей фирме и пяти дней, то запись об увольнении после трех-четырех дней несколько испортит работнику репутацию. А ведь эту запись можно было не делать. Хотя, если, например, работник проработает всего неделю (а в этом случае мы обязаны сделать запись), то запись об увольнении после недели работы смотрится ничуть не лучше. Но таковы нормы!
Разделы о работе и награждениях должны включать в себя только относимые к каждому из них записи. Это значит, что в раздел «сведения о награждениях» не допускается внесение записей, подлежащих внесению в раздел «сведения о работе», и наоборот.
Говоря о документах, которые должны прилагаться к данному заявлению, здесь:
- Военный билет;
- Если вам были присуждены награды, то необходимо будет представить подтверждающие документы;
- Если служба проходила в контрактном режиме, то необходимо предоставить контракт.
Итак, запись полностью не влезла в трудовую книжку и ее требуется частично перенести во вкладыш. Для этого, необходимо:
- Заполнить титульный лист вкладыша. В нем указывается Ф.И.О. сотрудника; данные о его образовании; профессия или специальность; дата внесения сведений во вкладыш; подпись сотрудника; подпись кадрового работника.
- Поставить в трудовой книжке штамп «Выдан вкладыш», где указать его номер и серию. Штамп допускается проставить на титульном листе книжки.
- Подшить вкладыш в книжку. Рекомендуется подшивать его в конце документа. Вклеивать, закреплять на степлер, иным образом прикреплять вкладыш нельзя.
- Продолжить запись, которая не влезла в книжку во вкладыше. После внесения записи нумерация, применяемая в книжке продолжится (например, если последний номер был 12, следующий, вписываемый во вкладыш – 13, а не 1).
Запись обязательно делать сразу или через какое-то время? Вопросы совсем не праздные, поскольку трудовая книжка – это своеобразная визитка работника. Мы уже подробно говорили о том, какие действия нужно выполнить перед тем, как допустить работника к работе. А вот запись в трудовую книжку мы делаем позже.
Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан. Трудовой кодекс: ст. 66 — трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.
И.О., дате рождения (число, месяц, год) работника — на основании паспорта гражданина РФ установленного образца или иного документа, удостоверяющего личность; — сведения об образовании работника — на основании документов об образовании; Что делать, если работник при приеме на работу предъявил работодателю трудовую книжку старого образца, хотя в то время, когда ему завели трудовую книжку, действовал образец книжки 2004 г.?
Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.
Многие кадровые сотрудники задаются двумя вопросами:
- Что делать, если по недосмотру запись начата, например, в разделе «сведения о работе», но не влезла в нее полностью? Самая распространенная ошибка – продолжать запись на неразмеченной области. Вторая распространенная ошибка – продолжать запись в другом разделе трудовой книжки. Допускать данные ошибки категорически нельзя в силу требований п. 11 Правил № 225. Согласно п. 38 Правил № 225, если книжка закончилась, в нее вшивается вкладыш, а его ведение и заполнение производится таким же образом, как ведение и заполнение книжки. Вкладыш – это часть книжки, без нее он недействителен. Запись, которая не влезла в книжку продолжается в соответствующем разделе вкладыша.
- Что делать, если в книжке заполнены страницы какого-либо из разделов, но осталось несколько строк, позволяющих внести часть записи, но не полную запись. В этом случае рекомендуется пустые поля перечеркнуть зигзагом «Z». Это связано с тем, что наличие пустых полей в книжке недопустимо, поскольку в них может быть внесена ложная информация злоумышленниками. Запись после перечеркивания пустых полей начинается во вкладыше. Второй вариант – начать запись в книжке и закончить ее во вкладыше. Поскольку оба варианта не противоречат ни одному нормативному акту, они имеют право на существование и активно применяются на практике.
Образец записи Запись о прохождении военной службы вносится тем же образом, что и любая другая запись, однако есть ряд особенностей, которые необходимо будет учесть:
- В 1 графу вносится порядковый номер записи;
- Во 2 дата внесения записи (чч.мм.гггг). В данном случае не стоит указывать срок зачисления на службу.
Образец исправлений в трудовой книжке
Если запись начата в одном разделе, но полностью в нем не помещается, переносить ее полностью или частично в другой раздел нельзя.
Как правило, там указывается номер и серия военного билета, можно также указать его дату выдачи. Если у сотрудника имеются награды и знаки отличия, в этой графе указываются названия, номера и даты документов, подтверждающих наличие таковых.
Мы принимаем на работу нового сотрудника. Он написал заявление о том, что потерял трудовую книжку, и представил нам для заполнения дубликата трудовой книжки справки с прежних мест работы. Как правильно внести записи в дубликат трудовой книжки?
Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи. Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
Исправление может осуществить работник кадровой службы. Если же информацию с ошибками вам внесли на предыдущем рабочем месте, на новом это могут исправить, только нужно предоставить документы, которые будут являться основанием для внесения новой информации. В трудовой книжке принимаемого на работу сотрудника стоит печать предыдущей организации-работодателя, которая занимает почти все оставшиеся пустыми строки раздела «Сведения о работе». Можно ли вносить новую запись поверх этой печати?
Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.
Налоговые и юридические вопросы, приём на работу и тонкости процесса отмены трудовых книжек, трудные моменты при реорганизации предприятия и советы по начислению годовых премий.