Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Какие документы можно вместо путевых листов использовать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Одним из главных документов, который везде и всюду сопровождает водителя, становится путевой лист. Это перечень посещенных мест (торговых точек, складов) с указанием количества израсходованного топлива и километража. Если речь идет о транспортировке товарно-материальных ценностей (ТМЦ), то путевой лист крепят к накладной.
Возникает коллизия законодательства. В методологических инструкциях № 162н, 174н, 183н есть указания по применению путевого листа, а в Приказе Минфина РФ № 52н – нет. Хотя именно последний документ в организации документооборота имеет приоритет перед методологическими правовыми актами. Это говорит о том, что бухгалтерам учреждений финансовое ведомство фактически предоставило право разработать свой путевой лист для списания топлива. Но он нужен не только для данных целей, так что лучше пока воспользоваться проверенными временем формами, тем более что они предусмотрены в инструкциях № 162н, 174н, 183н. Минфин в Письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 указал, что путевой лист с заполненными обязательными реквизитами согласно Приказу N 152 является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Здесь сразу сделаем оговорку относительно форм путевых листов. Как известно, с 1 января 2013 г. формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению <1. Вместе с тем обязательными остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании.
Содержание:
Путевой лист: быть или не быть?
О том, что механик должен контролировать техническое состояние автомобиля перед каждым рейсом, было указано Минтрансом России еще в 2014 году. Поскольку затраты на приобретение ГСМ фирма подтвердила счетами-фактурами, счетами, платежными поручениями, чеками, суд признал такие расходы обоснованными. Также на сторону организации встали арбитры Московского округа (Постановление ФАС МО от 29.04.2003 N КА-А41/2435-03).Однако мы не рекомендуем отказываться от оформления путевых листов, так как если фирма вообще не составляет путевые листы, то обосновать расходы на бензин будет трудно (Постановление ФАС СЗО от 08.07.2002 N А56-8533/02).
Путевой лист нужен, чтобы организации или ИП могли учитывать расход топлива и затраты на него. На этом основании можно уменьшать налог на прибыль организаций. Многие компании начисляют зарплаты водителю на основе путевого листа. Также он нужен для учёта работы подвижного состава. Информация из путевого листа показывает данные не только о пройденном расстоянии, но и о том, кто и когда использовал транспорт. Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевые листы. новые правила оформления
Несмотря на то что путевые листы (ПЛ) составляют не по стандартному образцу, а так, как удобно самим работникам, они считаются официальными документами. Благодаря ПЛ бухгалтера могут выполнять первичный учет работы транспортных средств (ориентируясь на данные, приведенные в документе) и начислять заработную плату водителям.
Организации в соответствии с положениями Закона N 129-ФЗ <1 имеют право самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, по которым не предусмотрены типовые формы. Однако нужно ли изобретать что-то новое, если есть разработанная унифицированная форма? Рассмотрим этот вопрос с различных точек зрения. <1 Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».Зачем нужен путевой лист?В Письме УМНС по г. Москве от 30.04.2004 N 26-12/31459 налоговики отстаивают необходимость оформления путевых листов с позиции налогового законодательства.Налоговым кодексом установлена обязанность налогоплательщика документально подтверждать осуществленные расходы. В п. 1 ст. Путевой лист используется при предъявлении и приеме груза для перевозки, в нем отмечаются время подачи транспортного средства, контейнера в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (п. 5 ст. 11 Устава автомобильного транспорта). Основанием для начисления штрафа за задержку (простой) транспортных средств служат отметки в транспортных накладных или в путевых листах о времени прибытия и убытия транспортных средств (п. 6, 8 ст. 35 Устава автомобильного транспорта). Путевой лист — документ, необходимый для учёта и контроля работы транспорта, а также водителя. Иными словами, это документ, подтверждающий, что транспорт передвигался, водитель работал, а ГСМ расходовались. Путевой лист может быть основным документом для расчётов за грузоперевозки.
Правила использования путевых листов в 2018 году
Данный вопрос возникает у бухгалтеров государственных (муниципальных) учреждений, которые организуют свой документооборот в рамках Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В нем нет упоминания о путевых листах, что вовсе не означает, что названные учреждения вправе отказаться от применения этого важного для владельцев транспортных средств документа.
Перевозить багаж и пассажиров без оформления путевого листа нельзя (п.2 ст.6 Устава). За это оштрафуют на 500 рублей по ч.2 ст. 12.3 КоАП РФ.
В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.
В некоторых случаях, работник фирмы не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а просто использует автомобиль по работе для передвижения.
Оформление путевых листов возлагают на диспетчера предприятия или на того, кто выступает в роли его представителя. Обычно ПЛ выписывают в одном экземпляре, но при его утере может быть выдан дубликат (такие ситуации возникают крайне редко).
Поэтому, если компания использует автомобили для личных нужд, она может самостоятельно разработать форму путевого листа, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, установленные Приказом N 152.
Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены. Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям. Ведь на их основании бухгалтер производит списание затрат на поездки сотрудников компании, на топливо, ремонт и запасные части, а также начисляет заработную плату водителя и компенсационные выплаты, если сотрудник использует свой автомобиль в процессе работы.
Езда на служебном автомобиле без путевого листа
Федерального закона N 402-ФЗ).Принципы, с учетом которых формируются бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность, перечислены в п. 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» <1. К ним среди прочего относятся:- требование своевременности (факты хозяйственной деятельности должны быть отражены в учете и отчетности своевременно);- требование приоритета содержания перед формой (факты хозяйственной жизни отражаются в учете исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования);- требование рациональности (с учетом условий хозяйствования и величины организации бухгалтерский учет должен вестись рационально). <1 Утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н.
Чтобы стать профессиональным водителем, одного умения управлять транспортными средствами недостаточно. Будни этих людей подчиняются строгому распорядку и графику, их передвижения планируются заранее и постоянно контролируются. Чтобы выполнить все задания вовремя и качественно проделать работу, им необходимы такие качества как терпение, уравновешенность, дисциплинированность и, конечно, пунктуальность.
Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Что касается некоммерческих организаций, они продолжают применять унифицированную «первичку», которая для государственного сектора экономики разрабатывается на основании норм Бюджетного кодекса. Как раз принятым в его исполнение подзаконным актом и является Приказ Минфина РФ № 52н.
Нужен ли путевой лист на автомобиль, оформленный на юрлицо в 2018 году
Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата.
Ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78. В нём были даны формы путевых листов для различного вида транспорта, которые указаны ниже. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация. Эту информацию можно найти в приказе Минтранса № 152.
Отметка о предрейсовом │ │ Водитель медосмотре │ │ 52 УХ 101851 Пройден в 8.50, │ │ Удостоверение │ │ врач Уколова │ │ │ │ Исправен │ │ Техническое состояние автомобиля │ │ │ │┌─────────────────────┬─────────┬────────────────────────┬─────────┬────────┐│ ││ Показания одометра, │Пройдено,│ Маршрут движения │ Топливо │ Подпись││ ││ дата и время │ км │ │ │водителя││ │├──────────┬──────────┤ ├───────────┬────────────┼─────┬───┼────────┤│ ││ Выезд │ Возврат │ │ Откуда │ Куда │ Вид │ л │ ││ │├──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼────────────┼─────┼───┼────────┤│ ││9.00 │17.00 │84 │пр.
Единственным условием при этом является наличие обязательной информации, а именно:
- название документа;
- порядковый номер;
- информация о периоде, на который выписан путевой лист;
- информация о владельце автомобиля;
- данные автомобиля, т.е. его тип и модель, государственный номер;
- информация о километраже на начало и конец рабочего дня;
- дата и время, в которое автомобиль покинул парковку и в которое вернулся;
- личная подпись и ее расшифровка сотрудника, контролирующего километраж автомобиля и время его работы;
- сведения о водителе;
- отметка врача об осмотре водителя;
- отметка о том, что автомобиль перед началом работы прошел технический контроль, с указанием даты и времени проведения такой проверки;
- личная подпись и ее расшифровка сотрудника, выпускающего автомобиль на выезд.
Нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРИП. Печать и штамп в заголовочной части — больше не обязательные реквизиты.
При этом сразу возникает вопрос, грозит ли штраф за езду без путевого листа. Однозначного ответа пока нет, встречались случаи, когда судом было разрешено не меть при себе ПЛ. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять.
В нем сказано, что путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. При этом запрещается осуществление перевозок пассажиров, багажа и грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на автотранспорт (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).
Что касается транспортных организаций, то они обязаны выдавать путевой лист ежедневно, исключением является командирование сотрудника — тогда путевой лист выдается на весь срок командировки.
С формами, которые были в постановлении № 78, возникает проблема. В этих формах используется слово «механик». Но нужно, чтобы было слово «Контролёр» и чтобы отметку ставил человек, на которого возложены обязанности контролёра. Это может быть и сам контролёр, и механик, и ответственный за БДД. Также необходимо, чтобы обязанности контролёра были на него возложены в уставленном порядке и он соответствовал бы требованиям к контролёру (согласно 287 приказу Минтранса).
Срок действия (юридической силы) документа ограничивается продолжительностью одной рабочей смены. Если фирма практикует командировочные заезды продолжительностью в несколько дней, то на весь этот период выписывается один путевой лист.