Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Компенсация мобильной связи сотрудникам». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Следует отметить, что Минфин России придерживается мнения, что даже те звонки, которые осуществлены в рамках корпоративного лимита, могут быть сделаны не по рабочим целям.
Наиболее распространенным способом возмещения расходов на сотовую связь является оплата фактически оплаченного времени общения по мобильному согласно тарифам оператора связи. Для этого наниматель требует от работника предоставлять ему по окончании каждого месяца отчет с детализацией совершенных служащим звонков и их стоимости. Все предприятия и компании в ходе осуществления своей деятельности применяют мобильную связь, так как она дает возможность быстро решать рабочие задачи, поддерживать связь со своими клиентами и поставщиками. Кроме того, без нее просто нельзя обойтись тогда, когда работа подразумевает разъездной характер трудовой деятельности или частые и длительные командировки. Рассмотрим, как должна быть оформлена компенсация мобильной связи сотрудникам, и какие важные нюансы стоит при этом учитывать.
Содержание:
Документальное оформление использования сотовой связи
Таким образом, ему возместят только 2 000 руб. Отражение расходов в бухгалтерской документации Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.
Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем постановлении № А35-8471-2009 от 24 июня 2011 года постановил, что работодатель вправе:
- определять размер выплат и порядок их назначения;
- уточнять условия возмещения расходов на мобильную связь;
- утверждать локальные акты, которые будут содержать обоснования выплат.
В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым.
Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг.
В ст. 164 ТК РФ законодатель определяет, что денежная компенсация выплачивается работодателем при покрытии расходов, которые служащий понес в результате исполнения своих должностных обязанностей.
В ст. 188 ТК РФ написано, что такая компенсация состоит из трех слагаемых:
- использование вещей;
- амортизация имущества;
- траты, связанные с употреблением имущества.
При этом величина возмещения, как правило, определяется по соглашению сторон. Этот вопрос должен быть освещен либо в тексте трудового договора, либо в дополнительном соглашении к нему.
Однако ст. 41 и 45 ТК РФ устанавливают требование, согласно которым, вопросы о компенсации мобильной связи должны быть включены в текст коллективного договора или в иной локальный акт предприятия.
Работодатель вправе установить твердый размер выплат или привязать его значение к каким-либо показателям. При этом все суммы должны быть экономически обоснованными и подтверждаться соответствующими документами.
Документально расход подтверждается следующими документами:
- приказом руководителя предприятия, в соответствии с которым служащему компенсируется мобильная связь;
- заявлением сотрудника, в котором он сообщает о совершённых им затратах;
- отчетом работника о сделанных им звонках по работе с указанием лица, которому был совершён звонок, времени и цене звонка;
- детализацией звонков от оператора связи;
- трудовым договором, в текст которого включена обязанность по выплате работодателем компенсации за мобильную связь;
- договором о предоставлении услуг связи мобильным оператором.
Если сотрудник использует личный мобильный телефон в служебных целях и пользуется безлимитной услугой связи, наниматель выплачивает ему каждый месяц фиксированную сумму компенсации.
Обращаем ваше внимание на то, что возмещение расходов на мобильную связь работодателем обязательно только в том случае, если между ним и работником заключен трудовой договор.
Работодатель, в свою очередь, заключает договор со своими работниками касательно аренды его мобильника для производственной связи. Так гласит кодекс, статьи №606-625.
Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.
Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды. Сегодня согласно нормам действующего законодательства обеспечить свою компанию и сотрудников связью можно одним из двух нижеприведенных вариантов или их комбинацией.
Большинство организаций выбирают тарифные планы с поминутной тарификацией и устанавливают ограничение по компенсации мобильных разговоров (внутренний лимит). О таком лимите и порядке компенсации расходов на мобильную связь внутри организации сотрудника знакомят под подпись.
Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация Должная инструкция работника Обоснование необходимости пользования сотовой связью Трудовой договор и доп. соглашение к нему Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника.
Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.
Как правило, для этих целей издается специальный приказ. Максимальный размер средств, оплачиваемый организацией, может быть указан в трудовом договоре с ним (письмо УФНС России по г.
Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.
Если же работодателю необходимо, чтобы сотрудник звонил клиентам или партнерам в другие города, придется нести дополнительные затраты. А потому нанимателям целесообразно выбирать тарифы с посекундной тарификацией и низкими расценками за междугороднее общение.
Какими документами подтверждаются расходы на мобильную связь
Перечисленные документы прилагаются к колдоговору. Обеспечение связью работников предприятия (организации) Работодатель может обеспечить своих работников сотовой связью, используя несколько вариантов:
- заключается договор с сотовым оператором;
- производится закупка мобильников для рабочего использования;
- делаются выплаты работникам за эксплуатацию личных мобильников в рабочих целях;
- оплачиваются затраты сотрудников на переговоры, связанные с трудовой деятельностью (по статье №188 кодекса о труде, размер компенсационных выплат прописывается в колдоговоре по договоренности.
Законодатель предписаниями статьи 164 Трудового кодекса назначает компенсации в виде денежных средств, которые предназначены для покрытия расходов понесенных сотрудником в ходе выполнения трудовых обязанностей.
Она выплачивается:
- за использование имущества, которое принадлежит сотруднику;
- за амортизацию имущества.
В шестьдесят третьей статье закона 126-ФЗ указано, что налоговики не могут требовать предоставления некоторых видов бумаг у работодателя. Речь идет о гарантиях, которые распространяются на тайну переписки при использовании мобильной связи. Под этим подразумевается детализированный счет и расшифровка переговоров.
Лимиты по компенсации на сотовую связь работников Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб.
Как рассчитывается компенсация мобильной связи
В соответствии с двести пятьдесят второй статьей НК денежные затраты на мобильную связь должны подтверждаться такими документами как платежные квитанции, соглашения с контрагентами и деловая переписка с оператором, предоставляющим связь.
Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.). В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий: 1) расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота; 2) сумма расхода может быть определена; 3) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.
Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.
В вопросах выплаты компенсации мобильной связи необходимо помнить о следующих моментах:
- Перед тем, как договориться об использовании личного мобильного телефона служащего и получении компенсации расходов, наниматель обязан потребовать от служащего предоставления документа, который бы доказывал, что он является владельцем телефона.
- С компенсационных сумм наниматель может не удерживать НДФЛ, если он заранее установит ограничения на пользование мобильной связью. В будущем разрешено увеличить лимиты.
- Если сотрудник превышает установленные работодателем пределы на пользование мобильной связью, он получает компенсацию только по затратам, которые укладываются в оговоренные границы – остальные затраты возмещаются из личных денег служащего. Если же, наоборот, сотрудник получил компенсацию в большем размере, чем это требовалось, остаток переносится на будущий месяц.
Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг.
Кроме того, без нее просто нельзя обойтись тогда, когда работа подразумевает разъездной характер трудовой деятельности или частые и длительные командировки.
Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.