Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Личная карточка сотрудника обязательно ли все заполнять». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Как именно вносить изменения, закон не регламентирует. Как правило, если старые сведения потеряли актуальность, то их зачеркивают или берут в скобки, а новые данные пишут сверху.
Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.
Однако, в связи с тем, что Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, предусматривает личную карточку и личное дело как разные виды документов, то по нашему мнению личные карточки сотрудников целесообразней хранить отдельно от личных дел. Подробности в материалах Системы:
- Ответ: Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2
Содержание:
Можно ли не оформлять личную карточку
Отдельные сведения могут быть внесены в карточку со слов работника, а также из автобиографии или личного листка по учету кадров, если работодателем предусмотрено ведение личных дел. Например, со слов работника может заполняться информация о состоянии в браке и составе семьи, о фактическом месте проживания, номере телефона.
Поскольку муниципальные учреждения должны применять унифицированные формы, в том числе форму № Т-2, заполнение для таких организаций всех разделов личной карточки является обязательным.
Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
По какой форме создается личная карточка сотрудника
Изменения обычно вносятся работником кадровой службы. Он обязательно должен проставить дату внесения изменений и подписаться. Там же должна содержаться ссылка на документ, который подтверждает изменения. Например, диплом о получении высшего образования, свидетельство о браке, разводе, рождении. Наименование организации указывается согласно учредительным документам. В правом верхнем углу проставляется код ОКПО, который можно узнать в бухгалтерии.
На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.
Все работодатели обязаны вести личные карточки работников. Унифицированная форма № Т-2 не является обязательной для коммерческих организаций и работодатели вправе вести личные карточки по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.
Понятие личной карточки сотрудника
Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, которым утверждена форма личной карточки, а также указания по ее заполнению, не содержит запрета на внесение записей в личную карточку от руки. Нет такого запрета в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Ведь в этом разделе мы должны фиксировать не только ежегодные оплачиваемые отпуска (которые, к тому же, могут быть разделены на части), но и учебные, дополнительные, а также отпуска без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком. И помните, что разработанные формы документов или применяемые УФ нужно утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.
Графы с 1 по 4 заполняются на основании паспортных данных. Фамилию, имя и отчество сотрудника необходимо внимательно переписать без сокращений.
Вопрос
Если у вас работают военнообязанные женщины, то их личные карточки идут после остальных в соответствующем разделе по алфавиту.
Оформление личной карточки Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Личная карточка как раз относится к таким учетно-справочным документам, поэтому ее регистрировать необходимо.
Кодекса РФ об административных правонарушениях, санкции которой предусматривают наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей (смотрите решение Московского городского суда от 14.10.2010 по делу N 7-1634/2010). Следовательно, работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении.
Личные карточки раньше оформлялись на каждого работника. В них заносилась систематизированная информация о сотруднике. Сейчас ведение таких карточек осталось обязательным только в некоторых случаях.
Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.
Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.
Личная карта по собственной разработанной форме
Касаемо применения в настоящее время личной карточки формы Т-2 сообщаю следующее. Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».Указания по заполнению личной карточки формы Т-2 утверждены этим же Постановлением. Согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, за исключением обязательных к применению форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Поэтому, внесение записей в личную карточку от руки, в ситуации, когда она частично заполнена машинописным образом, не является нарушением.
При этом первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Коды для заполнения личной карточки предусмотрены в классификаторах информации: «Шапка» личной карточки Вначале в личной карточке укажите наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу поставьте код организации по ОКПО.
Личная карточка по унифицированной форме
Роль подписей в личной карточке Вторая страница формы № Т-2 закрывается подписью лица, ответственного за прием. Этой подписью кадровик подтверждает, что все сведения внесены им на основании подлинных документов в соответствии с нормами закона.
Дата рождения записывается, как правило, в следующем виде: месяц рождения пишется буквами, а число и год — цифрами. Однако не будет ошибкой, если дата будет полностью записана цифрами. При необходимости кодирования информации в ячейке справа указывается дата рождения цифровым способом. В этой статье мы продолжаем разговор о том, как грамотно оформить прием работника на работу. Рассмотрим следующий этап: как заполнять личную карточку работника, нужно ли придерживаться унифицированной формы, регистрировать ли их, как заполнять поля кодировки, какую роль выполняют подписи в личной карточке. Форма № Т-2 или свободная форма? Личная карточка работника имеет унифицированную форму №Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Мы уже говорили, что с 2013 года негосударственные организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы учетных документов (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). При этом первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
В какой момент оформлять карточку
Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2. В графе «Трудовой договор» указываются номер и дата его составления. Если дата подписания трудового договора не совпадает с датой начала работы, рекомендуем в имеющейся графе указать дату подписания трудового договора, а рядом указать дату начала работы, что будет важно при исчислении стажа на отпуск.
Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации.
Место хранения личных карточек должно быть опечатано. Доступ к нему может быть у начальника компании либо у сотрудника, который отвечает за учет военнообязанных и призывников.