Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Компенсируем сотруднику сотовую связь в служебных целях». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Как быть, если сотрудники используют мобильную связь и для работы, и в личных целях, а в коллективном и трудовых договорах при этом нет ни слова о компенсации использования личных телефонов в служебное время? Можно ли в данном случае производить выплаты и как они должны быть оформлены, чтоб не вызвать вопросов у ревизоров из ПФР, выяснила Анна Мишина.
Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.
Давайте подсчитаем. Если, например, величина арендной платы за сотовый телефон составит 300 руб. в месяц, то за год набежит:3600 руб. (300 руб. х 12 мес.). За эту сумму можно приобрести новый телефон.
Содержание:
Документальное оформление использования сотовой связи
По законодательству Российской Федерации, с которыми при его заключении исполнении могут столкнуться как продавец, гарантийный срок приостанавливается. Одним словом, каким зрители помнят его по фильму 1959 года Неподдающиеся.
В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.
Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.Можно ли сотруднику оплатить сумму за использование личного телефона и сумму телефонных звонков только по его заявлению, сотрудник сам расписал суммы. Заявление директор завизировал — к оплате. В трудовом договоре прописано, что мы сотруднику компенсируем затраты на звонки и компенсируем использование личного телефона, правда суммы не указаны. Или же обязательно надо рассчитывать сумму за использование личного имущества исходя из его рыночной цены?
Обоснованность расходов на сотовую связь
Чтобы обеспечить работника мобильной связью, фирма может «пойти» несколькими путями, в том числе «подключить» сотрудника к корпоративному тарифу, перечисляя деньги напрямую сотовому оператору.
Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг.
НДС со стоимости сотовой связи, компенсированной работнику, к вычету принять нельзя, поскольку счет-фактуру на имя вашей организации оператор связи не выставляет.
Компаниям иногда удобнее пользоваться личным имуществом сотрудников, нежели приобретать или брать в аренду подобное имущество. В этом случае работник, использующий собственное имущество в служебных целях, получает соответствующую компенсацию от работодателя. При выплате такой компенсации возникают «подводные камни», о которых бухгалтер может и не подозревать.
Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи
Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.
В качестве личного имущества сотрудника, которым пользуется компания, обычно выступает автомобиль или мобильный телефон. Сначала рассмотрим вариант с выплатой компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях.
Расходы на телефонные разговоры должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.
Детализация счета оператора связи
С одной стороны – это очень удобно, ведь нужный специалист всегда «на связи». Но с другой – предприятию придется постоянно подтверждать обоснованность и производственный характер таких выплат. Обратите внимание, в законе четкого списка для обоснования расходов на оплату услуг связи нет, поэтому стоит взять на вооружение перечень, проверенный и отработанный практикой. Туда должны входить договоры с операторами мобильной связи на оказание услуг, приказы руководителя об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны. Информацию о том, будет ли компания оплачивать сотовую связь того или другого сотрудника, можно прописать и в трудовом контракте.
Перечень документов для подтверждения расходов не установлен, ими могут быть приказ руководителя, заявления сотрудников о выплате компенсации, детализированные счета операторов мобильной связи, должностные инструкции.
Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров: приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны; письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов; детализированными счетами операторов мобильной связи; должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью; заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов; копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.
Таким подтверждением будут являться детализированные отчеты по телефонам работников, из которых бы было видно, что переговоры с телефонами офиса, контрагентами и другими абонентами, имеющими отношение к деятельности предприятия, осуществлялись.
В конце месяца он приносит распечатку с просьбой оплатить ему производственные разговоры. Будет ли облагаться такая компенсация зарплатными налогами на упрощенке? И можно ли принять такие расходы на уменьшение налоговой базы по УСН?
Заявление директор завизировал — к оплате. В трудовом договоре прописано, что мы сотруднику компенсируем затраты на звонки и компенсируем использование личного телефона, правда суммы не указаны.
Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Размер компенсации за использование личного телефона определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны.
В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
То есть, для того чтобы доказать обоснованность понесенных расходов при компенсации стоимости служебных переговоров, которые работник предприятия ведет со своего личного мобильного телефона, необходимо также документальное подтверждение производственного характера разговора.
Прежде всего хотелось бы обратить внимание на одну- единая централизованная система государственных органов, правового значения не имеет, график работы — два дня рабочих, два дня выходных.
Возникает вопрос, принимаются ли такие расходы в налоговом учете и как их правильно оформить. О том, что такие расходы можно учесть в налоговом учете, еще до вступления в силу гл. 25 НК РФ было указано в Письме МНС России от 22 мая 2000 г. N ВГ-9-02/174: «…для обоснованного отнесения на себестоимость продукции (работ, услуг) расходов по международным и междугородным телефонным разговорам или разговорам, проводимым с использованием других видов связи (независимо от места нахождения абонента и принадлежности абонентского номера), необходимо документальное подтверждение производственного характера разговора».
Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.
В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники.
Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.
Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг.
Сразу предупредим, что приведенные в этом документе нормы настолько далеки от действительности, что ни один работник не согласится использовать свой автомобиль в служебных целях за такие деньги. Поэтому суммы компенсации организации обычно устанавливают в суммах, значительно превышающих действующие нормативы. Это не является нарушением, но при налогообложении прибыли компания сможет учесть в расходах не всю сумму компенсации, а только в пределах норм (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Москве от 5 октября 2010 г. № 16-15/104055@). Кроме того, нужны должностные инструкции, где было бы сказано, на какой именно должности человеку должны оплачиваться мобильные переговоры, а также платежные документы и счета оператора связи (о необходимости таких документов говорит следующая судебная практика: Определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 года № 11211/08, Постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 года № КА-А40/4697-09-2 и от 24 февраля 2009 года № КА- А40/12268-08, Северо-Западного округа от 15 января 2009 года № А56- 6560/2008, Центрального округа от 6 марта 2009 года № А35-4080/07-С8).