Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Графики работы в личном деле». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка по прилагаемой форме (приложение 6), которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
Сбор информации негласными методами преследуется по закону. Если вы занялись ведением ЛД сотрудников, то помните про закон о конфиденциальности информации. В тех случаях, когда в уставе вашего предприятия прописана необходимость оформления ЛД, следует составить перечень лиц, имеющих доступ к ним. Сам сотрудник имеет право ознакомиться со своим личным делом.
Недавно Министерство юстиции объявило о проведении ежегодного конкурса на лучший детский рисунок на тему «Право на детство». В 2019 году конкурс также приурочен к 100-летию образования органов юстиции Беларуси.
Содержание:
Что должно быть в личном деле сотрудника
На обратную сторону приказа заносятся отметки о не сданных материалах и других ценностях, которые числились за сотрудником по месту работы.
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.
Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.
Руководитель организации приказом (распоряжением) не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
Так как документы, которые входят в состав личного дела, являются очень важными, требуется вести так называемую опись, которая учитывает все вложенные в дело бумаги. При этом опись нумеруется вне зависимости от нумерации, созданной для других документов. Такая опись значительно облегчает поиск нужных бумаг в папке.
Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.
Возможно, Вам для работы понадобятся и другие материалы, ресурсы нашего сайта по кадровому делопроизводству, продукция нашей редакции для кадровых работников.
В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников». Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело «Документы-основания к приказам по личному составу».
Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
Приказ о прекращении трудового договора (№ П-8) применяется при увольнении сотрудника и оформляется работником отдела кадров в двух экземплярах и подписывается начальником отдела (цеха, участка) и руководителем организации, первый экземпляр остается в отделе кадров, второй передается бухгалтеру предприятия. На основании этого приказа бухгалтерия осуществляет с работником.
Приказ о приеме на работу (№ П-1) в кадровом учете, применяется для учета принятых на работу сотрудников и оформляется в отделе кадров на всех сотрудников. Завизированный начальником кадрового отдела или лицом, ответственным за принятие на работу, проект приказа в некоторых случаях служит пропуском в отдел (цех) для ознакомления с условиями работы. Согласие сотрудника с условиями труда, отметки о прохождении техники безопасности, противопожарному минимуму и любые другие отметки при необходимости проставляются на обратной стороне приказа.
На лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (например, подряда, возмездного оказания услуг), личные дела в организации не ведутся.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.
Фотография не является обязательным элементом обложки. Опись — один из главных документов ЛД. К составлению описи нужно подходить добросовестно, поскольку именно она позволяет быстро найти нужные документы, а также проверить комплектность личного дела.
Произошла ошибка при отправке письма
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).
В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.
Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов. На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста.
Приказ о переводе (№ П-5) применяется при оформлении перевода сотрудника из одного отдела (цеха, участка) в другой и оформляется сотрудником кадрового отдела в двух экземплярах, один из передается в бухгалтерию, а второй хранится в отделе кадров.
В материале рассмотрены вопросы, как инициировать обустройство площадки для выгула собак и каким требованиям она должна соответствовать. Приказ о предоставлении отпуска (№ П-6) применяется при оформлении ежегодного и других видов отпусков, которые предоставляются сотруднику в соответствии с действующим законодательством Украины, графиком отпусков, контрактом, коллективным договором. Данный приказ подписывается начальником отдела (цеха, участка) и руководителем предприятия, оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается в отделе кадров. На основании приказа о предоставлении отпуска сотрудник кадрового отдела делает отметки в личной карточке сотрудника, а бухгалтерия производит расчет отпускных. При предоставлении неоплачиваемого отпуска рядом с указанием количества дней делается соответствующая отметка.
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. Кадровики нередко испытывают трудности с оформлением, ведением и хранением личных дел работников. Поэтому подробно рассмотрим состав личного дела работника 2019, а также другие связанные с этим вопросы.
В практике крупных компаний сотрудников знакомят с ЛД в обязательном порядке, под расписку, как правило, один раз в год. Личные дела не могут передаваться сторонним организациям, кроме как, по запросу правоохранительных органов.
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.
Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.