Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Подотчетные лица». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Учет расчетов с подотчетными лицами: Подотчетные лица — это работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения таких функций администрация выдает им денежные средства в виде авансов в размере, определенном действующим законодательством.
Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае подотчетные лица должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.
Содержание:
Как утвердить перечень подотчетных лиц
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка. К авансовому отчету прикрепляют документы, подтверждающие расходы. Если сотрудник приобрел товары или материалы, он прикладывает к авансовому отчету накладную или товарный чек, а также кассовый чек либо другой документ об оплате. Если сотрудник оплатил работы или услуги, он подтверждает расходы актом о выполнении работ (об оказании услуг) и документом об оплате.
После выхода приказа работнику выдается командировочное удостоверение (форма № Т-10). В нем должны быть отражены фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, ее срок и наименование организации, куда командируется работник. Фактически оба указанных документа подтверждают производственный характер служебной командировки и ее продолжительность, т.е. по сути своей имеют одно и то же назначение.
Требования по оформлению приходных и расходных документов содержатся также в соответствующих постановлениях Госкомстата России.
Любая организация вправе приобретать и оплачивать товары, работы и услуги через своих сотрудников. Расскажем, кто такие подотчетные лица, как с ними работать и вести расчеты, какие бумаги составлять.
Днем выезда считаются календарные сутки, в течение которых транспортное средство отбывает из места постоянной работы работника, а днем приезда — календарные сутки, в течение которых работник прибывает к месту постоянной работы. В обоих случаях учитывается время проезда до станции, аэропорта или пристани, если они находятся за чертой населенного пункта.
Основанием для выезда является приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9). В нем указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место командировки. Оформлению приказа предшествует составление непосредственным начальником командируемого лица документа «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (форма № Т-10а).
Деньги, банки, страхование, экономика и бизнес
В распорядительный документ о выдаче денег можно включить несколько сотрудников. По каждому из них нужно указать именно его сумму наличных и срок, на который они выдаются.
Не все организации расплачиваются по безналичному расчету — перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля… Для этого деньги выдают из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил к выданным из кассы свои деньги), то сумму переплаты организация должна ему компенсировать. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Рассмотрим, кто же является на предприятии подотчетным лицом.
При этом расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях – и внеоборотных активов.
После того, как директор решит, кому из сотрудников можно доверять деньги компании, он издает приказ о подотчетных лицах. В документе поименно называют сотрудников, которым разрешено делать покупки от имени организации и получать на эти цели наличные или безналичные деньги. Образец приказа об утверждении списка подотчетных лиц смотрите ниже.
Если документы не все или документы «неправильные»
Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко.
Но как быть, если понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц? В этом случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Но в то же время широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время – и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.
Кто может быть подотчетным лицом организации
Когда сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течении трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
При отражении расчетов с подотчетными лицами следует помнить, что первой операцией должна быть выдача денег, а второй-отчет за них.
Требования к заполнению документа общие. В нем надо отразить:
- сумму наличных,
- срок, на который компания выдает деньги,
- дату и подпись руководителя (п. 6.3 Порядка, утверждено Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У.)
Как расчеты с подотчетниками влияют на налогообложение
Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.
Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин — «под отчет»). Кто имеет право получать деньги под отчет? Только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю — купить бензин, секретарю — отправить почту, командированному — заплатить за гостиницу.
Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой фирме за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.
В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций).
Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой фирме за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом. Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации, постороннее лицо подотчетным быть не может.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В основном денежные средства выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно. Главным критерием должны быть здравый смысл и производственная необходимость.
Какие документы требовать у подотчетников
Максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, и 60 дней — при командировке за границу.
Подотчетником вправе быть любой работник, в том числе тот, который трудится по договору подряда (письмо ЦБ РФ от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859). Сколько должно быть подотчетников в организации, закон не устанавливает. Руководитель компании решает этот вопрос самостоятельно.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций). Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.
Дело в том, что п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) установлено, что без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.