Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Что такое документ и как он оформляется». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года.
В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения.
Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей надписи, а также в случаях, если к высылаемому документу требуются пояснения.
Содержание:
Документ и его виды. классификация документов
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности.
Практически для каждого вида документов существует собственная типовая форма — набор обязательных реквизитов и в определенной последовательности.
Расстояние между отдельными реквизитами — от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы). Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.
Что такое документ и как он оформляется
Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер.
Различные виды документации обладают собственной информационной сущностью. Они являются обязательным элементом внутренней организации любого предприятия и обеспечивают взаимодействие его структурных подразделений. Актуальная и достоверная информация — это база для принятия управленческих решений. Документы различных видов одновременно выполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.
Любая служебная бумага обладает рядом внешних признаков, позволяющих однозначно идентифицировать ее принадлежность к тому или иному виду. Это может быть форма и размер, тип материального носителя, способ фиксации данных, элементы оформления.
На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. На нем проставляется дата подписания и регистрационный номер. Подпись удостоверяется по форме: «верно» или ПП («подлинник подписан»), подпись, инициалы и фамилия лица, заверяющего копию, дата заверения.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.
Общий порядок оформления документов
Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоначалия в целях разрешения перспективных и оперативных вопросов деятельности организации. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации. Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя.
Поясним, что в нем изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в работе. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Виды документов. классификация документов
Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.
Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц.
Из Википедии — свободной энциклопедии
Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2003 года. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Проекты документов рекомендуется печатать через полтора интервала на обеих сторонах листа. На первой странице листа оставляется чистое поле с левой стороны, на второй странице – с правой стороны. Во избежание повторной перепечатки тексты проектов должны быть тщательно отредактированы с учетом требований, предъявляемых к управленческим документам.
Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Например, «аттестат зрелости» выполняет информационную, культурную, социальную, правовую функции и функцию исторического источника.
ГОСТу.Вид документа «Паспорт» Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:
- Паспорт РФ.
- Заграничный паспорт гражданина РФ.
- Временное удостоверение личности.
- Паспорт моряка.
- Военный билет офицеров в запасе.
- Удостоверение беженца.
- Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
- Вид на жительство.
- Иностранный паспорт.
- Билет военнослужащего.
- Офицерское удостоверение личности.
- Свидетельство о рождении.
- Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
- Дипломатический паспорт для российского гражданина.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.
Документ: основное понятие, виды и сроки хранения документов
Сфера делопроизводства, как отдельная область деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения. Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права.
Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины. Электронные документы Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.
Размножение подписанного документа тиражом до пяти экземпляров целесообразно выполнять на пишущей машинке или принтере. При большом тираже следует применять более производительную множительную технику: ксерокс, ротатор, ротапринт и т. д. До размножения подлинника документа он должен быть полностью оформлен, подписан и зарегистрирован в делопроизводственной службе организации.
Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами.